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Documento legal

Contrato de encargo del tratamiento de datos

Última actualización: 4 de octubre de 2026

Este contrato regula el tratamiento que Desarrollo y Soluciones Tecnológicas S.A.S. (DeSoluTec S.A.S.), identificado con NIT en trámite ante la DIAN (el «Encargado»), hace de los datos personales que la empresa o persona que crea una organización en wabalink (el «Responsable» o «Cliente») le confía para prestar el servicio. Se suscribe en cumplimiento del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y de la Ley 1581 de 2012, y se acepta junto con la Licencia de uso y los Términos. Versión 2026-10-02.

1. Roles de las partes

El Cliente es Responsable de las bases de datos de sus contactos finales y de las conversaciones: decide para qué y cómo se tratan. wabalink actúa como Encargado: los trata por cuenta del Cliente y solo según sus instrucciones. Los datos de las personas usuarias de la plataforma (nombre, correo, celular) los trata wabalink como Responsable, según su Política de Privacidad.

2. Datos y titulares

  • Titulares: clientes, prospectos y demás personas que escriben o reciben mensajes del Cliente por WhatsApp.
  • Datos: nombre, número de WhatsApp, foto y nombre de perfil, contenido de los mensajes y archivos, etiquetas, notas y datos que el Cliente agregue o reciba por Flows.
  • El Cliente no debe usar el servicio para tratar datos sensibles o de menores de edad salvo que cuente con la autorización especial que exige la ley.

3. Finalidad e instrucciones

El Encargado tratará los datos únicamente para: recibir, almacenar, mostrar y enviar mensajes de WhatsApp del Cliente; sincronizar contactos e historial en coexistencia; ejecutar las automatizaciones, bots e integraciones que el Cliente configure; generar reportes y costos; y dar soporte. Las configuraciones que el Cliente hace en la plataforma son sus instrucciones documentadas. El Encargado no usará los datos para fines propios ni los venderá.

4. Obligaciones del Responsable

  • Contar con la autorización previa, expresa e informada de los titulares y con una política de tratamiento propia (Ley 1581 de 2012, arts. 9 y 17).
  • Obtener el consentimiento (opt-in) exigido por WhatsApp antes de escribir a los contactos.
  • Atender las consultas y reclamos de sus titulares; el Encargado le ayudará con las herramientas de la plataforma (exportar, corregir o eliminar contactos y conversaciones).
  • Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligado.

5. Obligaciones del Encargado

  • Tratar los datos conforme a la ley, a este contrato y a la política del Responsable (art. 18 de la Ley 1581).
  • Garantizar la confidencialidad: solo accede el personal que lo necesita para prestar el servicio o dar soporte, sujeto a deber de reserva. El acceso de soporte a una organización queda registrado.
  • Aplicar medidas de seguridad técnicas y administrativas: cifrado en tránsito (TLS), cifrado de credenciales y tokens, control de acceso por roles, verificación en dos pasos, llaves de acceso, copias de respaldo y registro de eventos.
  • Informar al Responsable sin demora indebida, y en todo caso dentro de las 72 horas siguientes a conocerlo, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, para que este pueda informarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Trasladar al Responsable, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, cualquier consulta o reclamo de un titular que reciba directamente.

6. Subencargados y transferencias

El Cliente autoriza al Encargado a apoyarse en los siguientes proveedores, que ofrecen niveles de protección adecuados:

  • Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), que transporta los mensajes. El Cliente tiene además su propia relación contractual con Meta.
  • Proveedores de infraestructura en la nube (servidores, bases de datos, respaldos) y de envío de correo.

Algunos de ellos pueden estar fuera de Colombia, lo que implica una transmisión internacional de datos que se ampara en este contrato (art. 25 del Decreto 1377 de 2013). El Encargado avisará los cambios relevantes de subencargados con al menos 15 días de antelación; si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio.

7. Información y auditoría

El Encargado pondrá a disposición del Cliente la información razonable para demostrar el cumplimiento de este contrato y atenderá las solicitudes de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Devolución y supresión

Mientras el servicio esté vigente, el Cliente puede exportar y eliminar sus datos desde la plataforma. Al terminar, el Encargado suprimirá los datos del Cliente en los plazos de la política de eliminación, salvo lo que deba conservar por obligación legal (por ejemplo, contable o tributaria) o para atender reclamaciones, caso en el cual los mantendrá bloqueados.

9. Vigencia

Este contrato rige mientras el Encargado trate datos por cuenta del Cliente, incluso después de terminado el servicio y hasta su supresión.

10. Aceptación

Se acepta con firma electrónica al crear la organización (Ley 527 de 1999). La persona que firma declara que actúa en nombre propio o con facultades suficientes para obligar a la empresa.

11. Contacto

Oficial de protección de datos: wabalink@desolutec.com.